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秘書處

秘書處
單位簡介與沿革
秘書室原名秘書處,成立於民國51年8月,與教務、訓導、總務為本校四大處之一,70年7月為配合本校組織規程修定,改為秘書室,至104年配合組織調整,秘書室名稱改回秘書處,並將文書組及公共事務室(原公共關係室)改隸秘書處,主任秘書為單位首長。秘書處為直屬校長之行政一級單位。 歷任秘書處主管,有侯暢、丘正歐、宋晞、周道濟、程光裕、林子勛、蘇振申、龐宗儀、張興唐、潘維和、梅嶙高、馬先醒、沈成添、王吉林、朱秉義、蔡秋來、林秋山、江義雄、葉弘毅、許之坤、彭振剛、劉勝墩、陳金雄、劉賢德、林哲塏諸位先生。現任主任秘書為陳虎生先生。 秘書處(室)之編制與服務項目,隨著各階段建校工作而多次調整。104學年度改為秘書處之後,下設文書組及公共事務室,負責本校祕書業務、文書收發、印信典守、中英文概況編譯及大事紀編輯、公共關係等工作。並依據董事會之決議,秉承校長之指示,聯繫協調校內行政、學術單位,順利推動業務,以達成校務發展之任務。 秘書處在先進前賢辛勤耕耘之下,已建立優良傳承及完備的典章制度,在校務推動工作上極具功效。動工作上極具功效。
秘書處業務

一、全校文稿審核:本校各單位處理外來單位之公文書或自創之公文書,凡須經由校長核定者,依行政或學術單位之層級逐級審核後,送達秘書處,由主任秘書依據校長之公文授權範圍,先行審酌公文書之內容或當即代為用印決行。必要時,並加簽會相關單位加註意見。有關人事、課程、財務及校務重要事項等,則簽陳校長核定之。

二、校長行程安排:依據校內外單位邀請及校長核示安排登錄行程,並隨時提醒確認,聯繫安排相關事宜。如有變動,隨時協調或調整之;必要時,通知公共事務室與校內媒體採訪適時發布新聞稿。

三、經費核銷及支票用印:本校各單位經費申請、核銷,經校長(或授權相關人員)核准後,相關單據黏貼憑證,或財務單位開立傳票、收據、支票等需校長(或授權主任秘書)核章者,送秘書處用印。

秘書處業務執掌

組別

現行業務職掌

說明

秘書處

校長行程之安排、訪客之聯繫及接待、校長信函請柬禮品及重要文件等指示辦理事項。

輔助校長性業務

關於經費核銷及支票用印事項。

綜合性業務

文書組

關於校務會議、行政會議、行政座談會之準備、記錄及後續之追蹤、彙編及上網事項。

議事性業務

關於重要案件及校長指示事項之管考。

綜合性業務

關於組織規程案件之簽核事項。

綜合性業務

關於教師申訴評議委員會之幕僚業務事項。

綜合性業務

關於分層負責明細表之修訂與修正事項。

綜合性業務

關於校務資訊公開事項之整理。

綜合性業務

關於法制作業統整及法規彙編事項。

綜合性業務

關於行政作業流程之規劃事項。

綜合性業務

校務諮詢委員會業務。

綜合性業務

辦理全校性ISO9001認證業務

綜合性業務

推動全面品質管理事項

綜合性業務

其他臨時交辦事項。

綜合性業務

關於全校公文電子化及公文流程管制事項。

文書性業務

公文收發。

文書性業務

核准文件之用印。

文書性業務

檔案管理。

文書性業務

全校郵件處理。

文書性業務

其他有關文書處理事項。

文書性業務

公共 事務室

國內外貴賓接待(含拜會、參觀、餐會、禮品及車輛安排等事項)及董事長、校長出國訪問姊妹校相關事宜之籌備。

公關性業務

文大校訊、華夏導報之發行及各項活動新聞發佈與活動宣傳。

公關性業務

承辦及支援全校性各項慶典及活動(主辦如校慶、名譽博士頒贈典禮、締結姊妹校簽約儀式、曉園致敬、館樓落成儀式及教師節禮品發放等;協辦如畢業典禮、大學入門、新春團拜茶會、校友返校節及評鑑接待等)。

公關性業務

製作本校中、英文簡介。

公關性業務

本校與地方政府、社團關係建立之聯繫工作及加入各學會相關事宜。

公關性業務

本校形象企劃、宣傳及推行CIS等相關工作。

公關性業務

華岡親善團團員甄選、培訓及調派等

公關性業務

本校突發事件之處理。

公關性業務

募款業務。

勸募性業務

其他臨時交辦事項。

綜合性業務

單位網址

 

http://secretariat.pccu.edu.tw/

伍、服務時間與地點
大恩館12樓
陸、服務分機與信箱
10201
cuac@staff.pccu.edu.tw